Mượn - trả, điều phối trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật và phòng TN-TH phục vụ đào tạo
I. Mục đích và phạm vi áp dụng
Hướng dẫn công việc này được thiết lập, thực hiện và duy trì nhằm thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý, giao nhận và khai thác sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật, phòng thí nghiệm - thực hành phục vụ đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên, học viên trong Nhà trường.
Hướng dẫn công việc này được áp dụng đối với các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật, phòng thí nghiệm - thực hành phục vụ công tác đào tạo của Trường Cao đẳng Sơn La do Phòng Hành chính - Quản trị và các khoa, bộ môn, trung tâm trực tiếp quản lý. Tùy từng trường hợp cụ thể có thể mở rộng phạm vi áp dụng đối với các phòng, ban.
II. Văn bản pháp luật liên quan
- Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14 ngày 21/6/2017.
- Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
- Thông tư số 144/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung của Nghị định số 151/2017/NĐ-CP.
- Nghị quyết số 118/2019/NQ-HĐND ngày 05/12/2019 của Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La về phân cấp quản lý tài sản công trên địa bàn tỉnh Sơn La.
- Nghị quyết số 14/2021/NQ-HĐND ngày 19/11/2021 của Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La về sửa đổi, bổ sung một số điều tại quy định về phân cấp quản lý tài sản công.
- Quyết định số 06/QĐ-CĐSL ngày 02/01/2025 ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trường Cao đẳng Sơn La.
- Quyết định số 105/QĐ-CĐSL ngày 24/02/2023 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sơn La về ban hành Quy định công tác quản lý, sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng máy móc, vật tư, thiết bị và các phòng thí nghiệm - thực hành phục vụ đào tạo.
III. Từ viết tắt và giải thích từ ngữ
Từ viết tắt
- HC-QT: Hành chính - Quản trị
- TN-TH: Thí nghiệm - thực hành
- TTB-PTKT: Trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật
- CBGV: Cán bộ, giảng viên
- CBĐPC: Cán bộ được phân công
- HSSV: Học sinh, sinh viên, học viên
- NCKH: Nghiên cứu khoa học
IV. Giải thích từ ngữ
Không có.
A. Công tác mượn - trả TTB-PTKT do Phòng HCQT trực tiếp quản lý
06 bước thực hiện
Nội dung thực hiện mục A
Mượn - trả TTB-PTKT
Xác nhận nhu cầu mượn TTB-PTKT
Trước thời điểm cần sử dụng TTB-PTKT phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học tối thiểu 03 ngày, CBGV có nhu cầu sử dụng TTB-PTKT viết giấy đăng ký mượn TTB-PTKT có xác nhận của trưởng đơn vị, gửi trực tiếp cho cán bộ quản lý TTB-PTKT của Phòng HCQT.
Tiếp nhận, kiểm tra khả năng đáp ứng
Cán bộ quản lý TTB-PTKT của Phòng HCQT tiếp nhận giấy đăng ký mượn, kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu qua sổ nhật ký giao nhận, cho mượn TTB-PTKT và sổ quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ; sau đó báo cáo kết quả với lãnh đạo Phòng HCQT.
Phòng HCQT thông báo trực tiếp cho CBGV về thời gian, địa điểm giao nhận, cho mượn TTB-PTKT trong vòng 01 ngày sau khi nhận được giấy đăng ký mượn.
Nếu số lượng TTB-PTKT do Phòng HCQT trực tiếp quản lý không đáp ứng được, thực hiện quy trình điều phối từ các đơn vị khác theo mục B.
Giao nhận và hướng dẫn sử dụng TTB-PTKT
Cán bộ quản lý TTB-PTKT và CBGV đến mượn kiểm tra tình trạng TTB-PTKT trước khi giao nhận, ghi đầy đủ thông tin vào sổ nhật ký giao nhận, cho mượn TTB-PTKT và yêu cầu CBGV ký xác nhận vào mục ký mượn.
Cán bộ quản lý TTB-PTKT hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản TTB-PTKT cho CBGV và yêu cầu thực hiện đúng quy trình kỹ thuật của từng loại TTB-PTKT khi lắp đặt và sử dụng.
Trả TTB-PTKT
Cán bộ quản lý TTB-PTKT kiểm tra lại tình trạng TTB-PTKT trước khi nhận bàn giao lại từ CBGV. Nếu TTB-PTKT đảm bảo an toàn về tình trạng kỹ thuật thì nhận lại, ghi hiện trạng vào sổ nhật ký giao nhận, cho mượn TTB-PTKT và yêu cầu CBGV ký xác nhận vào mục ký trả.
Nếu TTB-PTKT bị hỏng, cán bộ quản lý lập biên bản ghi tình trạng hỏng hóc, xác định nguyên nhân, yêu cầu CBGV ký xác nhận, báo cáo lãnh đạo Phòng HCQT và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý, khắc phục theo quy định.
Trường hợp TTB-PTKT bị hỏng hoặc mất do người mượn thiếu tinh thần trách nhiệm, người mượn phải chịu trách nhiệm. Cán bộ quản lý lập biên bản xử lý sự cố, yêu cầu người mượn bồi thường thiệt hại vật chất, ký xác nhận và báo cáo lãnh đạo phòng.
Lưu hồ sơ
Lưu hồ sơ theo thủ tục quy trình kiểm soát thông tin bằng văn bản.
B. Công tác điều phối TTB-PTKT / phòng TN-TH do các khoa, bộ môn, trung tâm trực tiếp quản lý
06 bước thực hiện
Áp dụng trong trường hợp TTB-PTKT do Phòng HCQT trực tiếp quản lý không đáp ứng được nhu cầu mượn - trả của CBGV.
Nội dung thực hiện mục B
Điều phối TTB-PTKT / phòng TN-TH
Xác nhận nhu cầu điều phối
Trước thời điểm cần sử dụng TTB-PTKT hoặc phòng TN-TH phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học tối thiểu 03 ngày, CBGV viết giấy đăng ký mượn TTB-PTKT hoặc phiếu đề xuất sử dụng phòng TN-TH có xác nhận của trưởng đơn vị và gửi trực tiếp cho cán bộ quản lý TTB-PTKT của Phòng HCQT.
Công tác chuẩn bị
Cán bộ quản lý TTB-PTKT của Phòng HCQT tiếp nhận giấy đăng ký hoặc phiếu đề xuất, kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của CBGV.
Cán bộ được phân công kiểm tra, rà soát danh mục TTB-PTKT hoặc thời khóa biểu tại các phòng TN-TH theo nhu cầu mượn của CBGV mà các đơn vị khác trực tiếp quản lý; trực tiếp liên hệ với cán bộ phụ trách TTB-PTKT hoặc phụ trách phòng TN-TH và lãnh đạo đơn vị liên quan.
Nếu nhu cầu không được đáp ứng, báo cáo lý do với trưởng/phó phòng và phản hồi trực tiếp cho CBGV trong vòng 01 ngày để có biện pháp khắc phục.
Lập kế hoạch điều phối
Nếu nhu cầu được đáp ứng, cán bộ được phân công lập kế hoạch điều phối TTB-PTKT hoặc kế hoạch điều phối sử dụng các phòng TN-TH; trực tiếp gặp các đối tượng liên quan thống nhất nội dung công việc, ký xác nhận vào kế hoạch và trình lãnh đạo Phòng HCQT ký duyệt.
Phê duyệt kế hoạch
Trưởng phòng HCQT hoặc phó trưởng phòng được ủy quyền kiểm tra, ký phê duyệt kế hoạch điều phối TTB-PTKT hoặc kế hoạch điều phối sử dụng các phòng TN-TH.
Điều phối TTB-PTKT hoặc phòng TN-TH
Căn cứ kế hoạch điều phối đã được duyệt, CBGV có nhu cầu mượn TTB-PTKT hoặc phòng TN-TH làm việc trực tiếp với cán bộ quản lý TTB-PTKT hoặc phụ trách phòng TN-TH của đơn vị cho mượn. Quy trình mượn - trả TTB-PTKT được thực hiện tương tự mục A.
Trong quá trình triển khai, CBĐPC của Phòng HCQT giám sát và yêu cầu cán bộ quản lý TTB-PTKT hoặc phụ trách phòng TN-TH của các đơn vị và CBGV kiểm tra tình trạng thiết bị, phòng TN-TH trong quá trình giao nhận; ghi đầy đủ thông tin và ký xác nhận vào sổ nhật ký giao nhận, cho mượn TTB-PTKT hoặc sổ nhật ký sử dụng phòng TN-TH.
Lưu hồ sơ
Lưu hồ sơ theo thủ tục quy trình kiểm soát thông tin bằng văn bản.
C. Chế độ báo cáo
CBĐPC của Phòng HCQT căn cứ tình hình thực tiễn về việc triển khai thực hiện các nội dung của hướng dẫn công việc, tổng hợp số liệu, hồ sơ sổ sách liên quan đến công tác mượn - trả, điều phối TTB-PTKT phục vụ đào tạo, bao gồm cả điều phối sử dụng phòng TN-TH.
Cán bộ được phân công lập báo cáo tổng hợp công tác mượn - trả, điều phối TTB-PTKT phục vụ đào tạo, trình trưởng/phó trưởng Phòng HCQT báo cáo lãnh đạo trường khi có yêu cầu.
VI. Biểu mẫu áp dụng
| TT | Tên biểu mẫu | Mã hóa | Thời gian lưu tối thiểu | Nơi lưu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Giấy đăng ký mượn TTB-PTKT | Mẫu 01 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |
| 2 | Sổ nhật ký giao nhận, cho mượn TTB-PTKT | Mẫu 02 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |
| 3 | Phiếu đề xuất sử dụng phòng TN-TH | Mẫu 03 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |
| 4 | Kế hoạch điều phối TTB-PTKT | Mẫu 04 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |
| 5 | Kế hoạch điều phối sử dụng các phòng TN-TH | Mẫu 05 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |
| 6 | Báo cáo công tác mượn - trả, điều phối TTB-PTKT | Mẫu 06 | 01 năm | P.HCQT; các đơn vị liên quan |